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            物业管理标书制作的准备工作和基本原则

            作者 :| 发布时间:2020-06-22

            中國物業新聞網訊:

            節選自2005年出版的“物業管理職業經理人素質教育叢書”之《物業管理市場營銷策略》。叢書由藍鉆物業董事長王荷先生主編。     標書制作的準備工作和基本原則     物業管理公司制作標書時,必須瞭解招標項目的實際情況,分析招標文件並組織人員進行編寫。同時,要嚴格按照招標文件的具體要求,遵循標書制作的基本原則,隻有這樣,才能保證標書在投標活動中具備競爭優勢。其中,標書的制作原則一般包括突出優勢、具有針對性、具有可操作性、順應客戶意願等。     一、  分析招標文件與標書編寫的組織     1.分析招標文件     招標文件是制訂標書的主要依據,同時,分析招標文件是投標工作中最重要的內容之一,也是決定投標是否成功的關鍵因素之一,因此必須慎重對待招標書,仔細分析研究。分析的重點是:物業管理模式、物業服務費的收取、專項物業維修資金的使用及管理等。依據分析結果,把握合理的機構配備和人員結構安排,正確測定物業管理經營費用。這樣能一方面根據業主的經濟承受能力及政府有關規定確定合理的費用標準,另一方面根據費用支出,整理規定物業服務收費標準。用以上方法制訂的標書,既能針對不同的物業類型,又能體現出一定的專業管理服務水準。     2.標書編寫的組織     首先要根據投標意圖的高低確定決策組人員,決定是否需要主要領導親自掛帥;之後要嚴格挑選編寫人員,合理分工,密切協作。     (1)組成投標決策組  根據目標物業的類型和物業的大小、檔次、招標規格以及對投標勝算的把握情況,確定標書編寫決策組。如果本次招標的物業具有可盈利前景,又符合專業化拓展方向,能擴大公司的影響力,對物業管理公司來說是一次難得的機會,那麼公司的主要決策人員應親自參加;如果此次招標對公司的發展意義並不重大,或盈利希望不大,公司對這次投標活動並不重視,那麼公司的主要決策人員不一定要直接參加標書編寫決策組,可由市場拓展部人員全面負責,審查時由決策組把關即可。     (2)挑選編寫人員  為瞭在競爭中取勝,編制出符合實際、具有可操作性的標書,公司要組織富有創意性的投標決策組,根據目標項目的實際情況,嚴格挑選標書的編寫人員。編寫人員的挑選主要是根據目標物業屬於何種類型而定。例如,投標高檔別墅時,因高檔別墅對環境、綠化要求高,對治安要求更嚴,那麼,就應選擇熟悉這方面的人才加入到編寫隊伍;對高層樓宇的投標,應組織懂機電的專業管理人員參加編寫工作。     1)經營管理鯉魚鄉撞擊敏感點跪趴人員。對他們的要求是瞭解和掌握國傢及目標項目所在地的地方政府有關物業管理方面的政策、法規,有全面系統的觀察分析能力和應變能力,並且具備較強的社會活動能力和市場分析能力,掌握較多的市場信息,對可能出現的各種問題進行預測並能提出解決措施。另外,具有豐富的實際操作經驗也是重要要求之一。     2)專業技術人員。要求擁有本專業最新的技術,具備熟練的實際操作能力,對物業管理專項服務具有較強的技術水平,能準確找到目標項目設備管理中的重、難點並能提出解決方案,同時,他們在投標文件的編制中,能正確測算某些設備的維護費用。     3)財會人員。選擇財會人員的標準是熟悉國傢及地方政府制定的物業管理收費標準,能合理估算招標方的標價,掌握熟練的物業管理財務操作,熟悉保險、稅收、涉外財會、金融等相關專業知識,能正確測算目標項目物業服務費用的收入和支出,以便在投標決策時做出選擇。     (3)編寫人員之間的分解與協作  標書的編寫人員要根據目標物業特點的不同來挑選有關人員參加,選擇熟悉這方面的人才加入編寫隊伍。例如,對高層樓宇投標,設備最為復雜、極為重要,市場拓展部應建議有關領導選擇熟悉設備維修的管理人員或者是熟悉這方面的市場拓展人員參加;選好編寫人員以後,就要進行分工與合作。在制作標書之前,有關決策人員和編寫人員應深入地研究幾次,確定好標書的編寫整體方向,然後把目標分解到個人進行操作;編寫人員之間要進行合理分工,相互間要密切配合。     1)分解。標書在招標公告發佈後一般要求在較短時間內完成,一本完備的標書基本上有數十萬字,內容廣泛、涉及面寬、要求高、時間較短,僅靠一兩個人是不可能完成的,必須進行正確的分解,依據標書的整體思路、方向、項目,分解成若幹塊,由參加標書編寫的各類專業人員各自負責一塊。     2)協作。為瞭保證標書的質量並符合目標項目的要求,一般由個人負責的某一部分標書完成之後,應相互交換進行修改、補充、完善,找到個人難以發現的問題;倘若發現問題要及時改進,不全面的地方要及時補充、完善。標書的編寫人員應以公司利益為重,從大局出發,避免出現各自為戰、條塊分割的狀況,要通力合作,以求標書盡善盡美,符合目標項目招標要求。     二、  制作標書應遵循的基本原則     1.突出優勢     物業管理公司制作的標書是對目標項目運作的專業方案文件,如果中標,就按標書的方案付諸實施。同時,標書又是展現本公司的管理服務優勢和特點,向發展商 / 業主大會招標小組推銷自己的良機,以期得到他們的好評與認可。所以,在標書中應圍繞招標文件所提出的各項管理要求,尤其要結合本公司優勢闡述。那麼,如何在標書中體現自身的優勢和水平呢?     (1)突出重點,“人無我有,人有我強”  有市場的地方,就必然存在競爭。在與競爭對手對壘時,每傢物業管理公司都重視發揮自己擁有的特長,然而,有些特長大傢都有或者近似相同,效果也就不明顯。為此,在介紹本公司優勢時就要突出重點,宣傳“人無我有,人有我強”。宣傳這一特色就要對競爭對手的專業化程度、品牌知名度、管理經營方式、服務質量等進行調研。例如,深圳市某物業管理公司競標梅林一村項目時,對參與競爭的5傢公司的基本情況進行瞭市場調研。調研發現,這5傢公司從總體來看專業化程度較低、管理面積小,尚未管理過區域面積超過30萬m2以上的住宅物業,沒有管理過大型政府福利房、微利房的經驗;這5傢物業管理公司的競爭劣勢很明顯,而該公司則具備以上優勢。在標書中,該公司註意宣傳自己具備的優勢,取得瞭評委的一致認同。     (2)針對目標物業的某個特點來談優勢  一些優秀的物業管理公司在長期管理服務工作中形成瞭自己的優勢特色、獨特的工作作風和方法,具有自己的經營理念和不同的管理模式。那麼,在制作的標書中應充分展示本公司管理服務的優勢和特點,讓評委瞭解。但為瞭防止產生“王婆賣瓜自賣自誇”之嫌,必須針對目標物業某個特點來談自己的優勢。     例如,深圳市某物業管理公司在競標梅林一村時,針對小區的智能化特點,該公司在原有技術力量雄厚的基礎上又“外引內培”,派15名專業技術人員前往國內首傢智能化住宅小區——上海郵電二村接受培訓。針對梅林一村的福利房、微利房特點,該公司打出自己的樣板管理項目—— 蓮花北小區,說明蓮花北與梅林一村管理性質相同;而該公司對蓮花北進行瞭有效管理服務並獲得瞭社會認可。同時,該公司管理的項目均以大型福利房、微利房為主且管理時間較長,具備11年的物業管理實操經驗和較大的規模優勢,社區文化建設首屈一指。     又如,在高檔別墅區的物業管理中,業主對治安工作、環境保護尤為關註,某物業管理公司針對這一情況,介紹本公司保安員素質一流、技術過硬、思想素質高、責任心強,全是武警部隊復員的戰士;對於環境優點的保證,公司拿出瞭本企業通過瞭ISO14000環境管理體系的證書,使業主感知未來的物業管理將會做到以人為本、人與自然全面和諧,業主能夠充分體驗到尊嚴與高貴。     2.具有針對性     物業管理公司花費大量的時間、精力、財力參加投標,最直接的目的是想獲得目標項目的管理權。為達到目的,在編寫標書、確定管理方案時,一定要有針對性,仔細調查目標物業的情況,然後進行分析研究,結合本公司的優劣勢擬訂管理方案。     (1)考察現場  為使標書具有針對性,首先應該實地調查目標物業所在地,瞭解項目情況,熟悉目標物業所處的相關環境,調查發展商 / 業主對物業管理的要求與希望,以及當地房地產主管部門對該目標物業管理的有關要求等。     1)項目情況。主要考慮物業所處的地理位置、占地面積、總建築面積、建築物的類型等;區分高檔別墅、寫字樓、高檔住宅小區、普通小區(含政府的福利房、微利房);瞭解樓房是多層、中高層還是高層住宅;樓房共有住宅多少套、居住人口大約多少、園區的科技含量、智能化程度、建築物本體質量如何、園區內綠化面積、公共設施配置、休閑會所設置等。     2)相關環境。附近的交通是否便利,噪聲幹擾是否太大,公共建築及設施如菜市場、商場、郵局、銀行等商業網點佈置是否合理,人流量及流動人口與常住人口情況,附近工業區、商業區、醫院等情況。     3)發展商 / 業主的情況。瞭解發展商對物業管理的要求和期望,是否希望物業管理公司提前介入以加強對樓宇質量的監督,是否對物業管理前期投入經費慷慨解囊,是否重視物業管理,是否註重物業管理公司的品牌知名度、服務質量等。     調查業主可以采用住戶問卷調查、現場詢問、電話咨詢等方法進行統計,主要內容為傢庭的收入情況、文化程度、安全需求、環境需求、服務需求、精神需求,物業保值增值需求,業主傢庭結構,主要可分為單身、年輕夫婦、三口之傢等,傢庭成員的興趣愛好、職業狀況,等等。     4)當地主管部門的要求  有些物業項目是政府斥資興建的,因此政府及相關管理機構會對目標物業項目執行有關要求。例如,在目標物業中執行《全國城市物業管理示范大廈考評標準》,達不到要求的由中標單位承擔違約和賠償責任,達到瞭規定要求,則給予獎勵;規定目標物業執行何種收費標準,或者有特殊規定的收費標準;對投標方的資格、地域進行有條件地限制等。此外,需要瞭解的情況還包括:政府是否篩選優質物業管理公司進行審查入圍,一共篩選多少傢公司;中標單位在實施管理過程中,有關事宜是否接受政府及相關管理機構的協調、指導和監督,等等。     (2)分析研究  現場調查之後,依據調查情況進行認真客觀的分析,並結合本公司的實情找到對招標項目管理的優勢與不足之處。     1)對項目情況的分析研究。目標物業具有自己的特色,有些情況與本公司在管的項目可能大相徑庭。例如,某物業管理公司投標一高檔別墅,該公司對高層樓宇管理具有豐富的經驗,但未管理過高檔豪華別墅,此時,該公司首先應找到自身的不足,制訂目標物業管理方案時就要彌補這些不足之處而決不能回避。     如果公司具有管理服務過相似物業的經驗、經歷,則分析比較目標物業與在管物業的相同之處,相同的地方可以借鑒以往的經歷、模式,不同之處應充分重視,這是共性與個性之間的區別,恰恰這些不同之處展現瞭目標物業的特色,如招標物業在智能化方面特別突出,分析研究報告中應著重提及。     2)對相關環境的分析研究。目標物業的周邊交通方便,有利於業主出行,但要考慮向業主進行交通安全方面知識的宣傳;如果目標物業的周邊交通不便利,則要分析不便利的原因,並嘗試與有關方面聯系、洽談,改進交通狀況。如果噪聲幹擾過大,必須分析研究噪聲的來源,與有關方面進行接觸以解決此類問題。周邊公共建築設施配套是否合理,考慮選擇何種行業部門進行配套,並與醫院、藥店、商場、郵局、銀行等便民企業進行聯系。流動人員過多往往會帶來安全問題,分析流動人口的來源、文化程度、所從事的行業等。     3)對發展商的分析研究。對發展商具有的信譽度、實力、社會背景、社會關系等進行研究,發展商具有良好的信譽度,項目銷售業績較佳,物業管理也會如期男生肌肌往女人肌肌裡桶視頻介入並步入正軌,涉及以後房屋質量問題,發展商也會遵照合同執行。發展商實力主要體現在已建、在建的項目上,也具體體現在綜合實力上。具有良好社會背景的發展商能通過強大的市場關系網絡獲得較佳的地塊,且能帶來物業的潛在增值能力。     4)對政府及相關管理機構的分析研究。主要考查政府及相關管理機構是否重視目標物業,重視程度如何;政府及相關管理部門對招標是否持公正、公平的原則,如果發生操作傾斜,公司應如何規避競爭等。     (3)擬訂管理服務方案  依據現場的考查,又經過認真細致地分析研究,為編制標書奠定瞭堅實基礎;而投標過程中最重要的是要結合本公司物業管理經驗,認真、全面地擬制管理服務方案。擬制的管理服務方案應切實可行、有的放矢、針對性強、具有說服力,隻有這樣,才能贏得評委的認可。管理服務方案主要由以下幾部分組成:提高目標物業管理服務水平的整體設想與策劃;擬采取的管理方式、工作計劃和物質裝備情況;管理人員的配備、人員培訓及人員管理;管理規章制度和住宅區檔案的建立與管理;各項指標的承諾及完成承諾指標采取的措施;社區文化活動及環境社區文化;便民服務內容;管理經費收支預算;智能化的管理與維護;日常物業管理;物業維修計劃和支出;等等。     3.具有可操作性     標書的內容華而不實,隻會讓評委產生質疑。相對完美的標書不僅要求語言精煉、實在,而且要求內容也有實際可行性。     (1)要求可操作性的原因  物業管理公司針對目標物業所做的標書,實質上就是公司根據自己對目標物業狀況的瞭解和掌握,利用自身積累的知識、技能和經驗編制的目標物業管理方案。所以,在標書中提出的各項措施,必須結合目標物業的實際情況具有可操作性,讓評委感到此方案的可行性,讓評委初步預見實施管理措施和方案後所達到的實際效果。如果標書可行性不佳,不切合目標物業的實際,或者過分誇張管理方案以及過分承諾管理指標,會給專傢評標小組不切實際的感覺,則往往會對標書存在的問題產生質疑。或者標書方案對具體問題分析淺薄,又無較佳的解決方法,說明該公司不具備管理目標物業的經驗優勢,標書必然不能引起專傢評標小組的青睞。     (2)如何達到可操作性  評標小組非常重視標書的可操作性。如何使標書具備可操作性是參加投標的物業管理公司應認真對待的。一般應努力做到以下幾點:     1)合理報價。擬訂的管理服務方案必須在管理經費上收支平衡。物業管理是有償服務,既然提供瞭服務,就應取得合理的報酬,所以,在制訂各類管理方案中,不主張虧本經營,那不符合市場經濟中企業運作經營的規范。物業管理公司開展的工作是市場行為,有一定的盈利期望,追求利潤是合理合法、正大光明的事情。     雖然受限於物業管理行業的“微利”特征,許多公司隻能取得較低的利潤,但也不需要做出虧本的經營決策。如果一傢物業管理公司沒有利潤,它是不可能做好管理服務的,那麼它所做的標書隻能是一個誘餌;一旦中標之後,就會產生兩種可能性,一是在具體成本核算以後提出重新制訂收費標準,提高物業服務費,這將有可能產生物業管理公司與業主之間的糾紛,影響業主的利益;二是物業服務費標準不變,但減少服務內容和項目,降低管理水平,這樣也會產生物業管理公司與業主之間的矛盾。所以,評委對投標的管理方案中的經費預算通常要求持平甚至略有盈餘,隻有這樣的方案才算好方案,才能達到管理服務的目標,維護業主 / 物業使用人的利益。     2)遵守法律。標書中所制訂的管理服務方法和措施必須在法律、法規的框架中運行。我國已於2003年9月1日實施瞭《物業管理條例》,規范物業管理行業行為,保障業主和物業管理公司的合法權益。根據《物業管理條例》又制訂瞭《物業服務收費管理方法》等規章文件,各級地方政府也出臺瞭相應的地方性法律法規、具體實施意見。標書的制訂既不能違背國傢現行法律法規的原則和精神,也應符合當地有關物業管理的地方性規定。     3)考慮客戶。標書要充分考慮到服務對象的接受程度,據此提出切實可行的服務方法和措施。目標物業類型不同,其業主的經濟收入、文化程度也不同,對物業管理服務的內容要求也自然不同。例如,普通住宅小區的業主由於經濟收入有限,管理服務的項目會少一些,提出的管理方案和措施要為業主考慮,物業服務費以節約為主,但服務質量不能降低。又如,高檔寫字樓一般是企業、公司、事業單位的辦事機構所在場所,其對智能化、保安等服務內容要求較高,管理方案中應側重這些方面。 能看免費人做人愛的視頻    版權聲明     本文為原創作品,任何人不得用於商業用途,轉載須註明來自“藍鉆物業”公眾號及作者;否則將視為侵權,必追究法律責任。
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